KOMMUNIKATI0N 2.0

Der Mensch im Zentrum
Die Kommunikation der Mitarbeiter muss mit Hilfe neuer Technologien unterstützt werden. Dabei sollte der Mensch im Zentrum stehen. Workshops und Beratung können hier helfen.
Veröffentlicht von: digital business magazin, 03/2009, S. 28, Online-Kennziffer: DBM17205

Die Vernetzung von Menschen über das Internet hat in den letzten Jahren massiv zugenommen. Kontakte werden über Internet-Technologien gepflegt und neu geknüpft. Erfahrungen und Wissen werden abgefragt und mit anderen Menschen geteilt. Dieser Zustand ist im privaten Umfeld als selbstverstandlich einzustufen. Es stellt sich nun die Frage, warum Unternebmen dieses versteckte Kapital nicht nutzen! Bei der Durchführung von Projekten, die den Menschen in das Zentrum der Kommunikation stellen, wird sehr schnell deutlich, dass der Motor Motivation und die Eigendynamik von Teams einen enormen Mehrwert in kurzer Zeit bringen.

Es ist also die Aufgabe der Prozess­ und Organisationsberater, die IT und den Menschen zusammenzubringen. Nur sollte der Anfang bei dem Menschen liegen und nicht - wie so oft ­ umgekehrt. Bei der Umsetzung dieses Ansatzes werden automatisch die für Unternehmen und deren Sicherheltsanforderungen wichtigen Punkte realisiert. Ein kurzes Beispiel macht das deutlich: Ein Mitarbeiter arbeitet in einem Projekt und sucht Informationen. Welche Auswirkung hat der sinkende Rohstoffpreis auf den Verkaufspreis beim Kunden? Wo ist das letzte Meetingprotokoll, welche Version ist die richtige, welches waren die nachsten Schritte, wer hat welche dieser Aufgaben schon bearbeitet und in welchem Status befinden sich diese usw. Das Ganze findet naturlich unter enormem Zeitdruck statt und viele weitere Aufgaben stehen noch an, die eine ähnliche Priorität haben.

Meetings und Dienstreisen sind uneffizient
Aus einem solchen Zustand heraus werden oft Meetings, Telefonate, Telefonkonferenzen oder Geschäftsreisen initiiert. Eskalationen sind nicht selten. Und dann geht es weiter mit Fragen wie: Wo ist der Kollege, den ich gerade brauche? Wie und unter welcher Nummer erreiche ich ihn? Störe ich ihn, wenn ich ihn anrufe? Hat er die aktuellen Dokllmente aufseinem Notebook und wie bekomme ich die Infos? Es fragt sich nun, wie man dies verbessern kann. Sicher sind Technologien wie Chat, Awareness, Team Rooms, Blogs, Wikis, Dokumentenmanagement usw. wichtig und konnen eine gute Basis darstellen, die, wenn sie gezielt eingeführt werden, einen direkten Mehrwert für den Mitarbeiter erzielen. Unproduktivität, lneffektivität und Kosten von Dienstreisen, Meetings, Telkos sollte jeder Mitarbeiter für sich selbst beurteilen, und Unternehmen machen sich über die dafür anfallenden Kosten zu wenig Gedanken . Ein generelles Verbot von Dienstreisen und andere Sparmaßnahmen sind allerdings nicht die richtige Lösung. Es sollte in die Kommunikation investiert und Mitarbeitern Möglichkeiten gegeben werden, Informationen auszutausehen und auf Informationen im Unternehmen einfach zuzugreifen.

Ein Lösungsansatz
Mit der geeigneten Lösung lässt sich erkennen, dass ein anderer Mitarbeiter ein ähnliches Problem schon einmal hatte und man kann direkt mit ihm in Kontakt treten. Er kann sehen, dass der Mitarbeiter gerade online ist, hat seine Telefonnummer, weiß, an wen er berichtet. Es ist auch zu erkennen, dass dieser eine passende Präsentation veröffentlieht hat und kann diese als Vorlage benutzen. Und das alles, ohne sich von seinem Arbeitsplatz zu entfernen.

Was muss man dafür tun?
Dazu muss die Kommunikation der Mitarbeiter mit Hilfe neuer Technologien unterstützt werden. Die Menschen mussen in diesen Prozess eingebunden werden und die IT-Anwendungen entsprechend integriert sein. Mitarbeitern und Kollegen wird so die Arbeit erleichtert. Die dafür notwendigen Workshops und Beratungen sind dabei eine Grundlage, die den Erfolg solcher Projekte sicherstellen.

Das Ergebnis
Es werden Redundanzen vermieden, Prozesse beschleunigt, Sicherheitsanforderungen vom Mitarbeiter verstanden und umgesetzt, Transparenz in Informationen gebracht, dadurch Kosten eingespart und die Ressourcen im Unternehmen effizient genutzt. Nur dann entsteht ein wirklicher Mehrwert für Mitarbeiter und Unternehmen.

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