Archivierung

Archivierung ist ein wichtiger Faktor für unternehmerische Tätigkeiten. Suchzeiten von Mitarbeitern werden verkürzt, Informationen schneller gefunden und kompetent Mitarbeitern sowie Kunden zur Verfügung gestellt. Die passende Archivierungsstrategie kann mittel- und langfristig nachhaltig Kosten reduzieren und Wettbewerbsvorteile schaffen. Ausdrücklich erwähnt soll an dieser Stelle auch die zum Teil gesetzliche Forderung zur Archivierung sein.

Genau diese gesetzliche Anforderungen, Qualitätsmanagement, Produkthaftung, Wissenserhalt und Kundenanforderungen sind die wesentlichen Gründe wieso es wichtig und von Vorteil ist ordnungsgemäß zu archivieren.

Die folgenden zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung legen die Rahmenbedingungen fest:

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
• Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen und Prozesse. Die organisatorischen Fragenstellungen zum Thema Archivierung sind daher komplex und zeitintensiver als die eigentliche technische Umsetzung.

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