Seit 1. Januar 2017 gelten für Unternehmen uneingeschränkt die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Dies bedeutet für Unternehmen unter anderem auch, eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung vorweisen zu können. Wie weit ist Ihr Unternehmen?

Die GoBD formulieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Nutzung von IT-gestützter Buchführung und allen damit verbundenen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen, unter anderem auch per E-Mail versendete oder empfangene Daten, wie Angebote, Rechnungen etc. Lesen Sie im Dokument der Bitkom die 10 Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD, das sehr verständlich klärt, wann und in welchem Umfang archiviert werden muss.

 

Elektronische Archivierung ist nun Pflicht

Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die GoBD noch einmal deutlich, was im Grunde schon vorher galt:
Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften. Die bloße Ablage im Dateisystem widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Im Einzelfall ist auch die E-Mail selbst als Geschäftsbrief aufzubewahren. Digitale Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Damit ist klar: Sie haben jetzt Handlungsbedarf, wenn Ihr Unternehmen noch nicht über eine professionelle Email Archivierungslösung verfügt!

 

Weitere Vorteile von E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor handels-, steuer- und strafrechtlichen Konsequenzen, sondern bietet einen echten Mehrwert für Anwender und auch Unternehmen:

 

Wir bieten Ihnen die Lösung zur rechtskonformen Email Archivierung:

Mit dem Barracuda Message Archiver sind Sie beim Thema Compliance auf der sicheren Seite: Der Barracuda Message Archiver bietet ein Email-Archivierungssystem gemäß aller für Deutschland geltenden Gesetze und Vorschriften. Zu seinen Kernfunktionen gehören revisionssichere Archivierung einschließlich Suchfunktion, Exportmöglichkeit und redundanter Speicherung.

Der Barracuda Message Archiver entspricht allen in Deutschland geltenden Archivierungsvorschriften:

 

1. Rechtsakte, die Archivierungspflichten vorsehen

 

2. Rechtsakte, die die Datenarchivierung beschränken

 

Die technischen Vorteile im Überblick:

 

Melden Sie sich noch heute bei uns und wir machen Ihr Unternehmen fit für die GoBD unter:
069-904790 oder info@dreger.de